logo

Zijgebied selecteren

Vul de zijzone met handige widgets. Het is eenvoudig om afbeeldingen, categorieën, laatste berichten, links naar pictogrammen van sociale media, tagwolken en nog veel meer toe te voegen.

sales@softadvice.eu

Metagegevens M-bestanden

Wat zijn metagegevens en hoe werken ze in M-Files?
a

Wat zijn metadata?

Metadata is de informatie over je informatie. Het zijn gegevens die andere gegevens beschrijven. In de context van documentbeheersystemen zoals M-Files, worden metadata gebruikt om extra details te geven over documenten of bestanden.

 

Bekijk het zo: Stel je voor dat je een heleboel documenten hebt opgeslagen in een map op je computer.

 

De documenten zelf bevatten de eigenlijke inhoud, zoals tekst, afbeeldingen of tabellen. Maar als je deze documenten gemakkelijk wilt organiseren en terugvinden, kun je metadata gebruiken.

Zoeken en vinden

Metadata helpt je om documenten snel terug te vinden.

 

In plaats van te zoeken in mappen met vage namen, kun je zoeken op basis van specifieke kenmerken zoals auteur, datum, project of trefwoorden.

a
a

Goed georganiseerde structuur

Met metadata kun je een gestructureerde organisatie maken voor je documenten. 

 

Je kunt documenten categoriseren in mappen, projecten of afdelingen, waardoor het makkelijker wordt om orde te bewaren.

Wil je deze functie in een live demo zien?

Vraag een demo aan

Versiebeheer

Metadata kunnen versie-informatie bevatten.

 

Dit helpt je om verschillende versies van een document bij te houden, zodat je altijd met de meest recente versie werkt.

a
a

Toegangscontrole

Je kunt metagegevens gebruiken om toegangsrechten in te stellen.

 

Je kunt bijvoorbeeld de toegang tot bepaalde documenten beperken op basis van rollen of afdelingen, zodat gevoelige informatie veilig blijft.

Workflow automatiseringen

Metadata kunnen workflows triggeren en processen automatiseren.

 

Je kunt bijvoorbeeld een workflow instellen die een document ter controle verstuurt wanneer de status verandert in "concept".

a
a

Controlespoor

Metadata kunnen vastleggen wie een document heeft geopend of gewijzigd en wanneer.

 

Dit controlespoor kan cruciaal zijn voor naleving en verantwoording.

Kruiskoppeling

Met metadata kun je gerelateerde documenten of gegevens aan elkaar koppelen.

 

Dit kan erg handig zijn als je informatie uit meerdere bronnen moet raadplegen.

a

Samengevat is metadata krachtig in documentbeheersystemen omdat het context en structuur toevoegt aan je bestanden. Het verandert een eenvoudig bestandsopslagsysteem in een slim, doorzoekbaar en efficiënt hulpmiddel voor het beheren van je documenten en informatie.