Logo Softadvice
Contact

Document Management
en Automation

Efficiëntie dankzij automatisering

Document Management

Kmo’s worden overspoeld met informatie uit allerlei hoeken. Er zijn interne documenten, maar ook bestanden van klanten, partners en leveranciers.

En dan hebben we het nog niet over de verschillende versies die er circuleren. Het resultaat? Pure tijdverlies door het zoeken naar het meeste recente en juiste document. Entering… SoftAdvice.

  1. Begeleiding van bedrijven in het vinden en implementeren van slimme documentmanagement oplossingen.
  2. Efficiënte automatisering om administratieve kosten te verlagen en meer te kunnen focussen op de kernactiviteiten.
  3. SoftAdvice biedt naadloze implementatie, teamtraining en blijvende ondersteuning voor maximale efficiëntie.
SoftAdvice Sfeerbeeld 2
AI en automation

M-Files

M-Files is niet alleen een gebruiksvriendelijke oplossing voor centraal document management maar ook een automation software die het mogelijk maakt om efficiëntere workflows samen te stellen om zo bedrijfsinformatie beter te organiseren. Met een geïntegreerde AI-functie is M-Files echt een koploper voor documentbeheer en workflowoptimalisatie met als resultaat een verbetering van externe samenwerkingen, beveiliging en algemene kwaliteit.

M-Files voordelen

Nooit nog verloren of onvindbare documenten

In plaats van zoeken in complexe mapstructuren, kan je als gebruiker van M-Files eenvoudig relevante trefwoorden of zinnen in de zoekfunctie invoeren om het juiste document terug te vinden.

Metadata-zoekopdracht

M-Files gebruikt voornamelijk metadata (eigenschappen van documenten) om te zoeken. Gebruikers kunnen zoeken op titel, auteur, datum, trefwoorden, klant, project, enz.

Volledige tekst zoeken

Naast metadata kan M-Files ook in documentinhoud zoeken. Dit is handig voor het terugvinden van specifieke info in documenten.

Geavanceerde filters

M-Files heeft filters om zoekresultaten te verfijnen (type, versie, status, rechten, ...). Combineer criteria voor complexe zoekopdrachten.

Snel zoeken

M-Files heeft een snelle zoekbalk voor trefwoorden. Ideaal voor snel zoeken zonder complexe parameters.

Voorbeeld zoekresultaten

M-Files toont zoekresultaten in een lijst met titel, metadata en een voorbeeld van de inhoud. Zo vind je sneller het juiste document.

Altijd de juiste versie

Met versiebeheer in M-Files worden verschillende versies van documenten bijgehouden en beheerd, zodat gebruikers eerdere versies kunnen bekijken, bewerken en herstellen, terwijl een duidelijk historiek van wijzigingen wordt bijgehouden.

Versietracking

M-Files kent automatisch een versie toe aan nieuwe documenten (versie 1, ...). Elke wijziging aan inhoud of metadata verhoogt de versienummer.

In- en uitchecken

Bewerk documenten veilig door ze in en uit te checken. Na wijzigingen worden ze terug ingecheckt, stijgt de versie en zijn ze weer beschikbaar.

Versiegeschiedenis

M-Files bewaart alle versies van een document. Zo zie je wie wanneer wat aanpaste. Dit helpt bij controle en het begrijpen van documentontwikkeling.

Terug naar oudere versies

Je kunt in M-Files eenvoudig terug naar eerdere versies. Zo raak je geen info kwijt en herstel je documenten naar een vorige staat.

Meldingen

Ontvang meldingen wanneer er wijzigingen aan een document worden aangebracht, zoals het maken van een nieuwe versie.

Workflow integratie

Automatiseer processen door versiebeheer te koppelen aan workflows. Bijvoorbeeld: automatisch een goedkeuringsronde starten bij een nieuwe versie.

Geen langzame, repetitieve documentprocessen meer

De workflow- en notificatiefunctie in M-Files automatiseert en orkestreert document- en taakprocessen, wijst verantwoordelijkheden toe en verstuurt notificaties om samenwerking te stroomlijnen en een efficiënte workflowvoortgang te garanderen.

Automatisering van workflows

M-Files stroomlijnt werkprocessen door documenten en taken automatisch te verplaatsen. Het is als een digitale assistent die je werk op orde houdt.

Geautomatiseerde processen

Creëer geautomatiseerde processen voor document- en taakbeheer. Definieer stappen, acties en regels voor de document- of taakstroom.

Taaktoewijzing

Wijs taken toe aan personen of teams op basis van vooraf bepaalde criteria. Bijvoorbeeld: een document wordt automatisch ter review aangeboden bij aanmaak.

Meldingen

Ontvang meldingen bij benodigde acties. Dit kunnen waarschuwingen zijn over goedkeuringen, deadlines of andere belangrijke gebeurtenissen.

Voorwaardelijke logica

Stel voorwaarden in om acties te bepalen. Zo kan een document een ander pad volgen als het ‘urgent’ is gemarkeerd.

Goedkeuringen en reviews

Voer goedkeurings- en reviewprocessen uit. Zorg ervoor dat documenten door de juiste personen worden gecontroleerd voor afronding of publicatie.

SoftAdvice Sfeerbeeld 3
Vergeet complexe workflows

M-Files Ment

M-Files Ment is een intuïtief en betaalbaar platform voor documentautomatisering met eenvoudige onboarding om je juridische werk en bedrijfsprocessen te versnellen. M-Files Ment is de eerste 100% visuele, no-code automatiseringsinterfacetool dat de barrières van complexe documentautomatiseringsprocessen wegneemt.

Zo stel je juridische documenten met een paar drukken op de knop samen. Je beantwoordt hiervoor enkele inhoudelijke vragen en M-Files Ment stelt je document samen. Gedaan met knip en plakwerk.

Neem gerust contact met ons op voor meer info hierover.

Contacteer ons
Intelligent en geautomatiseerd

M-Files Hubshare

Een collaboratief en veilig platform voor het delen van bestanden waarmee professionals effectiever en efficiënter kunnen samenwerken.

Klantenportaal

Centrale toegang tot belangrijke informatie voor je klanten.

Veilige bestandsdeling

Beschermde opslag en eenvoudige toegang tot bestanden voor klanten en medewerkers.

Extranetportaal

Verbeter samenwerking door eenvoudig bestanden en informatie te delen.

Zelfbedieningsklantenportaal

Geef klanten zelf controle over documentatie en informatieverstrekking.

Ontdek alle

Features

Zoek & vind
Documentgeneratie
Artificiële intelligentie
Mobiele toegang & apps
Automatische goedkeuringen
Versiecontrole
Workflowautomatisering
Samenwerking
Digitale handtekeningen
Slimme folders
Ontdek alle oplossingen
Ontdek onze

40+ DMS-oplossingen

Til je bedrijf naar een hoger niveau met de oplossingen van SoftAdvice!

Alle oplossingen
Logo Softadvice
Jouw partner voor meer efficiëntie in bedrijfsprocessen met intelligente Document Management oplossingen.

Quick links

Contact

  • info@softadvice.eu
  • BE: +32 2 895 06 00
  • BE: +32 14 71 62 19
  • NL: +31 79 799 61 40
  • LUX: +352 27 86 46 55

Volg ons!

Linkedin
Copyright © Marketing FiZZ, All rights reserved.
Privacy & Cookie Policy | Algemene Voorwaarden

Vragen? Shoot!

Benieuwd naar de oplossingen van Doxxi voor documentbeheer in de cloud? Laat je info achter via het formulier en we volgen zo snel mogelijk met je op.

Op zoek naar de juiste oplossing?

Benieuwd naar een van onze oplossingen? Of heb je zelf ideeën en wil je eens samenzitten? Neem dan contact met ons op, dan volgen we je zo snel mogelijk op