iconsa_web_trans

Project & dossierbeheer
Van chaos naar structuur

Van documentbeheer naar kennisbeheer – bouw een systeem dat meedenkt, meegroeit en fouten voorkomt.

Slimme projectinformatie

Project Information Management (PIM)

Projectleiders, ingenieurs en dossierbeheerders zijn meesters in multitasking.
Toch worden ze vaak ongewild documentbeheerders:
zoekend naar versies, rechtzettend na fouten, en voortdurend opruimend in de nasleep van onduidelijke communicatie.

Maar een beter digitaal archief is niet de oplossing — het is tijd om te evolueren van documentverzorger naar kennisarchitect.


SoftAdvice helpt je die stap zetten met Project Information Management (PIM): een totaalstrategie om orde, inzicht en controle te brengen in al je projectinformatie.

Contract Managment Softadvice
AI en automation

De realiteit van projectchaos

De grootste bedreiging voor winstgevendheid is niet slechte software, maar versnipperde informatie en menselijke fouten.
PIM lost die kernproblemen op:

M-Files oplossingen

Nooit nog verloren of onvindbare documenten

In plaats van zoeken in complexe mapstructuren, kan je als gebruiker van M-Files eenvoudig relevante trefwoorden of zinnen in de zoekfunctie invoeren om het juiste document terug te vinden.

Metadata-zoekopdracht

M-Files gebruikt voornamelijk metadata (eigenschappen van documenten) om te zoeken. Gebruikers kunnen zoeken op titel, auteur, datum, trefwoorden, klant, project, enz.

Volledige tekst zoeken

Naast metadata kan M-Files ook in documentinhoud zoeken. Dit is handig voor het terugvinden van specifieke info in documenten.

Geavanceerde filters

M-Files heeft filters om zoekresultaten te verfijnen (type, versie, status, rechten, ...). Combineer criteria voor complexe zoekopdrachten.

Snel zoeken

M-Files heeft een snelle zoekbalk voor trefwoorden. Ideaal voor snel zoeken zonder complexe parameters.

Voorbeeld zoekresultaten

M-Files toont zoekresultaten in een lijst met titel, metadata en een voorbeeld van de inhoud. Zo vind je sneller het juiste document.

Altijd de juiste versie

Met versiebeheer in M-Files worden verschillende versies van documenten bijgehouden en beheerd, zodat gebruikers eerdere versies kunnen bekijken, bewerken en herstellen, terwijl een duidelijk historiek van wijzigingen wordt bijgehouden.

Versietracking

M-Files kent automatisch een versie toe aan nieuwe documenten (versie 1, ...). Elke wijziging aan inhoud of metadata verhoogt de versienummer.

In- en uitchecken

Bewerk documenten veilig door ze in en uit te checken. Na wijzigingen worden ze terug ingecheckt, stijgt de versie en zijn ze weer beschikbaar.

Versiegeschiedenis

M-Files bewaart alle versies van een document. Zo zie je wie wanneer wat aanpaste. Dit helpt bij controle en het begrijpen van documentontwikkeling.

Terug naar oudere versies

Je kunt in M-Files eenvoudig terug naar eerdere versies. Zo raak je geen info kwijt en herstel je documenten naar een vorige staat.

Meldingen

Ontvang meldingen wanneer er wijzigingen aan een document worden aangebracht, zoals het maken van een nieuwe versie.

Workflow integratie

Automatiseer processen door versiebeheer te koppelen aan workflows. Bijvoorbeeld: automatisch een goedkeuringsronde starten bij een nieuwe versie.

Geen langzame, repetitieve documentprocessen meer

De workflow- en notificatiefunctie in M-Files automatiseert en orkestreert document- en taakprocessen, wijst verantwoordelijkheden toe en verstuurt notificaties om samenwerking te stroomlijnen en een efficiënte workflowvoortgang te garanderen.

Automatisering van workflows

M-Files stroomlijnt werkprocessen door documenten en taken automatisch te verplaatsen. Het is als een digitale assistent die je werk op orde houdt.

Geautomatiseerde processen

Creëer geautomatiseerde processen voor document- en taakbeheer. Definieer stappen, acties en regels voor de document- of taakstroom.

Taaktoewijzing

Wijs taken toe aan personen of teams op basis van vooraf bepaalde criteria. Bijvoorbeeld: een document wordt automatisch ter review aangeboden bij aanmaak.

Meldingen

Ontvang meldingen bij benodigde acties. Dit kunnen waarschuwingen zijn over goedkeuringen, deadlines of andere belangrijke gebeurtenissen.

Voorwaardelijke logica

Stel voorwaarden in om acties te bepalen. Zo kan een document een ander pad volgen als het ‘urgent’ is gemarkeerd.

Goedkeuringen en reviews

Voer goedkeurings- en reviewprocessen uit. Zorg ervoor dat documenten door de juiste personen worden gecontroleerd voor afronding of publicatie.

Intelligent en geautomatiseerd

M-Files Hubshare

Een collaboratief en veilig platform voor het delen van bestanden waarmee professionals effectiever en efficiënter kunnen samenwerken.

presentation.png
Klantenportaal

Centrale toegang tot belangrijke informatie voor je klanten.

insurance.png
Veilige bestandsdeling

Beschermde opslag en eenvoudige toegang tot bestanden voor klanten en medewerkers.

settings.png
Extranetportaal

Verbeter samenwerking door eenvoudig bestanden en informatie te delen.

blogging.png
Zelfbedieningsklantenportaal

Geef klanten zelf controle over documentatie en informatieverstrekking.

Ontdek alle

Features

lightbulb.png
Zoek & vind
lightbulb.png
Documentgeneratie
lightbulb.png
Artificiële intelligentie
lightbulb.png
Mobiele toegang & apps
lightbulb.png
Automatische goedkeuringen
lightbulb.png
Versiecontrole
lightbulb.png
Workflowautomatisering
lightbulb.png
Samenwerking
lightbulb.png
Digitale handtekeningen
lightbulb.png
Slimme folders
Ontdek alle oplossingen

Vragen? Shoot!

Benieuwd naar de oplossingen van Doxxi voor documentbeheer in de cloud? Laat je info achter via het formulier en we volgen zo snel mogelijk met je op.

Op zoek naar de juiste oplossing?

Benieuwd naar een van onze oplossingen? Of heb je zelf ideeën en wil je eens samenzitten? Neem dan contact met ons op, dan volgen we je zo snel mogelijk op