En hoe je de juiste kiest…
De implementatie van een documentbeheersysteem zoals M-Files kan een gamechanger zijn voor uw organisatie. Maar vaak horen we van CFO’s en IT-managers dat de geschatte kosten en de omvang van het project overweldigend kunnen zijn.
Onlangs sprak ik met een CFO die geschokt was door het voorgestelde budget. Hij wou alle geavanceerde functies van M-Files gebruiken, wat resulteerde in een budget dat een veelvoud was van de initiële licentiekosten. Zijn reactie was begrijpelijk: “Hoe rechtvaardigen we zo’n investering?”
Dit gesprek benadrukte een cruciale keuze die elke organisatie moet maken: kies je voor een snelle, branchespecifieke implementatie, of ga je voor een volledig – op maat – gemaakte implementatie?
Optie 1: SoftAdvice’s branche oplossing (zoals bv doxxi voor accountants) – Het snelle traject ! 🏎️
Voor organisaties die snel resultaat willen, bieden onze sector oplossingen een gestroomlijnde weg naar succes. Deze oplossingen zijn gebaseerd op best practices en zijn vooraf geconfigureerd voor specifieke branches.
- Voordelen:
- Snelle implementatie
- Lagere kosten
- Bewezen methodologieën
- Ideaal voor:
- Organisaties die een efficiënte, standaard oplossing zoeken.
Optie 2: Volledig maatwerk implementatie – De lange termijn strategie 🐘
Als uw organisatie unieke processen en complexe workflows heeft, kan een op maat gemaakte implementatie de beste keuze zijn. Deze aanpak vereist meer tijd en investeringen, maar biedt maximale flexibiliteit.
- Voordelen:
- Volledige aanpassing aan uw specifieke behoeften
- Diepgaande integratie met bestaande systemen
- Maximale benutting van alle M-Files functies
- Belangrijk: “Eat the elephant a bit at a time🤏.” Begin met de kernfunctionaliteiten en bouw geleidelijk uit.
- Budget: Wees voorbereid op een aanzienlijk hoger budget, als gevolg van de aanpassing en integratie werkzaamheden.
Belangrijke overwegingen voor beide opties:
- Plan 🎯: Definieer duidelijke doelen en verwachtingen.
- Engage🧑🤝🧑: Zorg voor actieve betrokkenheid van uw team.
- Test 🐞: Test grondig voor livegang.
- Train 🤓: Investeer in uitgebreide training.
- Evaluate ✅: Leer van elke fase van de implementatie.
Niet te vergeten “Change management”: Vergeet niet dat de beste software nutteloos is als uw team er niet mee overweg kan. Investeer in training en zorg voor een soepele overgang. (En ja, een paar koffies en goede gesprekken kunnen wonderen doen.)
Conclusie
Of u nu kiest voor onze branche specifieke oplossingen of een volledig maatwerk implementatie, SoftAdvice staat klaar om u te begeleiden. Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek welke M-Files strategie het beste past bij uw organisatie.
