Contract management automatiseren: een must voor je bedrijf of een zoveelste trend? Bij Softadvice huiveren we van het idee je iets op te dringen. Bepaal rustig zelf de meerwaarde van geautomatiseerd contract management aan de hand van drie simpele vragen.
Hoe vlot vindt u uw contracten terug?
Een eenvoudige vraag: Overkomt het je dat je een bepaald contract net iets langer moet gaan opsnorren dan je lief is? Als het antwoord “ja” luidt: geen zorgen, je bent niet de enige. Op dit moment vormen gedrukte exemplaren met een digitaal overzicht de meest gebruikte methode om contracten te stockeren. Dit multi-format concept zorgt vaak voor onnodig labeur. De reden waarom je bepaalde contracten wilt raadplegen, kan immers sterk variëren: Waar vind je alle contracten die in april verlopen of alle contracten met bedrijf X van de laatste tien jaar? Je vindt ze uiteindelijk wel, maar de zoektocht verloopt niet altijd even vlot.
Dit komt doordat jouw contractmanagement vooral gestoeld is op waar jouw contracten liggen en niet op wat ze zijn… een belangrijke nuance! In het huidige tijdperk van razendsnelle dataprocessing geeft de mogelijkheid om jouw documenten terug te vinden aan de hand van relevante metadata je een enorme streep voor. Documenten worden dan gevonden op basis van hun inhoud en identiteit. Hoe sterk je ook gehecht bent aan de charme van stoffige archieven, dit voordeel in efficiëntie geeft je een belangrijke voorsprong!
Welke procedure volgt je contract management voor evaluatie en goedkeuring?
Bestaat jouw contractmanagement voornamelijk uit e-mails nakijken, grasduinen in inboxen en/of je ogen uitputten over gedrukte versies? Goed nieuws: Dit hoeft absoluut niet zo te zijn; het kan een pak makkelijker én veiliger. Papier kan verloren raken, e-mails kunnen verdwijnen… zo loert chaos steeds om de hoek. Een oplossing die het nakijken en goedkeuren van contracten automatiseert, garandeert een veel hogere efficiëntie. Jouw contracten komen steeds bij de juiste mensen terecht en gepaste gebruikersrechten, kernvoorwaarden en deadlines worden minutieus gerespecteerd.
Deze degelijkheid en snelheid worden dankbaar opgemerkt door je klanten en partners. Jouw contracten worden sneller beklonken, transactiekosten dalen aanzienlijk en vooral: jouw omzet stijgt. Wat je zelf doet, doe je dan wel beter; het automatiseren van contractmanagement vormt hierop een duidelijke uitzondering.
Heeft jouw bedrijf echt een oplossing nodig?
Waarom zou je inzetten op een meer transparant contractbeheer? Een terechte vraag verdient een glashelder antwoord: Het louter terugvallen op mails, het intellect van de contractmanager, papierwerk en ongestructureerde data uit een ERP-systeem… dit alles houdt behoorlijk wat risico’s in. Bovendien is het weinig gestroomlijnd en amper compatibel met jouw andere belangrijke softwaresystemen. Voordat je jezelf complexen gaat aanpraten: de meeste bedrijven werken nu nog op deze manier. Old habits die hard.
Oplossingen die zich naadloos integreren in andere systemen en dus alle gegevens even zichtbaar, toegankelijk en hanteerbaar houden, leveren veel meer dan gebruiksgemak alleen. Je wint waardevolle tijd en gemoedsrust: geen geworstel met file-duplicatie, gebroken templates en onbruikbare lay-outs. Met zo’n professioneel geautomatiseerd contractmanagementsysteem blijft al jouw vitale data moeiteloos overeind doorheen alle mogelijke bewerkingen en goedkeuringsprocessen.
Zijn bovenstaande pijnpunten iets vertrouwder dan je zou willen? Dan biedt Softadvice een laagdrempelige, maar zeer efficiënte oplossing. M-Files is een Enterprise Content Management (ECM) systeem waarmee je complexloos jouw contractmanagement automatiseert en de risico’s tot een minimum herleidt. Solide, helder en makkelijk te implementeren. Met M-Files plaats je een verschroeiende versnelling en neem je afstand van de competitie!
