De Compliance Paradox: Aantonen dat je datgene
wat je ooit nodig had, nu correct hebt verwijderd.
We kennen allemaal wel die momenten waarop je denkt: “Dit moet toch efficiënter kunnen?” Dat was precies wat onze klant dacht. Ze werkten al met M-Files, alles werd netjes en correct jaren bijgehouden en ze konden alles terug vinden, maar hun proces voor het vernietigen van documenten was nog steeds een nachtmerrie.
Ja, ze voldeden aan de regels, maar het was een handmatig, tijdrovend gedoe met stapels papier en een eindeloze stroom aan handtekeningen.
Stel je voor: elke keer als er documenten verwijderd moesten worden, betekende dat een gigantische papierwinkel. Handmatig controleren, een rapport samenstellen, dat rapport laten ondertekenen door verschillende mensen, en dan pas de bestanden daadwerkelijk vernietigen. En natuurlijk, je vernietigingsrapport keurig bijhouden voor de auditer. Je kunt je voorstellen hoeveel tijd en energie dat kostte, en hoeveel fouten er konden insluipen.
“We hadden M-Files al, maar we gebruikten het niet optimaal,” vertelde de compliance officer ons. “We wilden volledig digitaal gaan, alles binnen M-Files afhandelen, maar we wisten niet hoe.”
Dus gingen we aan de slag. We namen hun bestaande M-Files-omgeving als basis en bouwden daar een geautomatiseerde workflow in. Het resultaat? Een naadloos, digitaal proces dat hun leven (en dat van de compliance officer) een stuk makkelijker maakte.
Hier is hoe het werkt:
- Automatische identificatie: M-Files identificeert zelf de documenten die verwijderd moeten worden op basis van de vooraf ingestelde regels. Geen handmatig speurwerk meer.
- Digitale dossier: M-Files stelt automatisch een dossier samen van de geselecteerde documenten, compleet met alle metadata.
- Geautomatiseerde rapportage: Met één klik wordt een gedetailleerd rapport gegenereerd, direct vanuit M-Files, klaar voor goedkeuring.
- Elektronische handtekeningen: Goedkeuringen worden digitaal afgehandeld binnen M-Files. Geen papier meer, geen rondlopende rapporten, alles digitaal gelogd.
- Veilige verwijdering: Na goedkeuring worden de documenten veilig en definitief verwijderd, rechtstreeks vanuit M-Files.
- Volledige audit trail: Elke stap in het proces wordt automatisch gelogd in M-Files, waardoor er een waterdichte audit trail ontstaat.
Het resultaat? Een klant die nu volledig digitaal werkt, veel tijd bespaart en met een gerust hart de volgende audit tegemoet ziet. Ze benutten M-Files nu echt optimaal.
De compliance officer aan het woord: “Het is ongelooflijk. We hebben nu alles onder controle, alles is digitaal en traceerbaar. M-Files is nu echt ons centrale systeem voor documentbeheer.”
Dus, als je al met M-Files werkt, maar nog steeds worstelt met handmatige processen, weet dan dat er een betere manier is. Een manier om echt digitaal te werken, efficiënt en zonder stress.
